Effectief grote projecten plannen (in 4 stappen)

Effectief grote projecten plannen (4 stappenplan)Eerst de grote projecten plannen

Wanneer je binnen een organisatie te maken krijgt met grote projecten dan is effectief plannen van groot belang. Niet alleen om de gewenste deadlines te halen maar ook om alles de organisatie mogelijk te laten verlopen. Om een dergelijke planning goed op te zetten geven we je een aantal tips in de vorm van een 3 stappenplan die je hierin op weg helpt. Laten we direct met de belangrijkste beginnen. Dit artikel liever luisteren? Beluister deze dan op een van je favoriete platforms zoals Spotify of Apple Podcasts.

Plan eerst de grote projecten om je organisatie flexibel te maken

Door eerst de grote projecten te plannen zorg je voor flexibiliteit in de planning.Dit principe is gebaseerd op een van de 7 habits of highly effective people van Stephen Covey. Je kunt deze blog ook beluisteren op Spotify of Apple Podcasts.

Als je het plaatje bekijkt, dan lijkt het alsof er in de eerste pot meer stenen zitten dan in de tweede pot. In de tweede pot zit echter exact dezelfde inhoud. Dat heeft te maken met de volgorde van het vullen van de pot. Dit principe kunnen we ook toepassen op het plannen van mensen op projecten.

Toepassen in de planning: de theorie

Als we bijvoorbeeld de planning opmaken voor een reclamebureau met tien fulltime medewerkers voor de komende twee weken, dan hebben we een beschikbare capaciteit van 10 x 5 dagen x 2 weken = 100 dagen, zoals hieronder in een planbord is weergegeven.

Figuur 1: Beschikbare capaciteit medewerkers

Als we kijken naar een project portfolio van een bedrijf, dan zie we vaak:

  • Een paar grote projecten
  • Meerdere middelgrote opdrachten
  • Heel veel kleine klussen

In ons voorbeeld gaat we er vanuit dat voor de komende twee weken voor alledrie de categorieën projecten zo’n 33 mandagen nodig zijn. Als we dan eerst de grote projecten toepassen, dan krijgen we een planning zoals in onderstaande figuur.

Figuur 2: Eerst de grote projecten plannen

Er zijn eerst drie grote projecten gepland van ieder tien dagen. Daarna zijn er twaalf middelgrote projecten gepland van drie dagen per project. Tot slot is de rest van de planning opgevuld met kleine klussen van een dag per klus.

Dit leek niet zo moeilijk toch? Mogelijk, maar in de praktijk lopen we tegen ontwikkelingen aan die het plannen toch wat moeilijker maken dan het het vullen van een pot met stenen.

Complicerende factoren: de praktijk

In de theorie van Stephen Covey hebben we zicht op alle stenen en kiezels. Bij het plannen van projecten heb je lang niet altijd zicht op al het aankomende werk en de omvang ervan. Nu zullen we de neiging hebben om nieuwe projecten toch meteen te gaan plannen, maar dat kan een valkuil zijn.

In onderstaande figuur kun je zien wat er gebeurt als je binnengekomen projecten onhandig over je mensen verdeeld. Uit ons voorbeeld hierboven moeten we nog twee grote projecten plannen en dat gaat nu niet meer, waardoor je de planning opnieuw moet maken.

Figuur 3: Valkuil van te snel plannen

Een andere valkuil is dat je met klanten harde afspraken maakt over de oplevering van projecten. Voor de grote projecten is dit niet zo zeer een probleem, maar wel voor de middelgrote projecten en kleine opdrachten. Net als de kleinere stenen en de kiezels wil je die een beetje kunnen verdelen, zodat alles past. Als je voor deze projecten harde afspraken gaat maken verlies je flexibiliteit.

Verdere anbevelingen

2. Wacht even met plannen

Ga niet meteen alles plannen, maar doe dit pas als je zoveel mogelijk zicht hebt op alle projecten, zeg bijvoorbeeld 80%voor de komende periode. Dit zal natuurlijk per branche verschillen, omdat sommige bedrijven al maanden van te voren kunnen plannen, terwijl anderen slechts een week vooruit kunnen kijken. Bepaal welke cyclus en planningshorizon voor jouw bedrijf het beste werkt.

3. Under promise and over deliver

Probeer voor de middelgrote projecten en kleine klussen zo min mogelijk harde deadlines af te spreken. Zolang je deze projecten nog opnieuw kunt plannen, heb je ruimte om de planning passend te maken. Natuurlijk ontkom je er niet altijd aan om harde afspraken te maken met klanten. In dat geval is het verstandig om een latere deadline af te spreken. Zo behoud je de flexibiliteit om het werk intern naar achteren te schuiven, zonder dat je klant hoeft teleur te stellen. 

4. Plan medewerkers één voor één vol

Dat voelt voor veel bedrijven heel onnatuurlijk, omdat ze liever iedereen een beetje aan het werk hebben. Als de grote projecten eerst binnenkomen, dan kun je makkelijk medewerkers hiermee vol plannen. Maar als je eerst de kleine klussen plant dan is het ook handig om medewerkers één voor één vol te plannen met kleine klussen. Het is zelfs aan te bevelen om medewerkers apart te reserveren voor het uitvoeren van al deze kleine klussen. Dat geeft meer flexibiliteit.